Acara dengan Pengaturan Hybrid
Acara hybrid adalah rapat dengan peserta yang hadir secara luring (onsite) maupun daring (online) dalam waktu bersamaan. Misalnya, salah satu acara hybrid yang kami selenggarakan baru-baru ini dihadiri oleh para peserta yang berada di hotel di Jakarta, Jogjakarta dan Surabaya, sedangkan para pembicara bergabung secara daring dari luar negeri.
Lingkup Kerja Kami
Online
| Menyiapkan platform virtual yang dapat menampung hingga 3.000 peserta dan aman serta mudah digunakan |
| Mengirim undangan dengan instruksi yang jelas dan mudah dipahami |
| Menyiapkan platform registrasi |
| Menyewa dan berkoordinasi dengan pencatat notulen, penerjemah bahasa, penerjemah bahasa isyarat, dan perekam grafis jika diperlukan |
| Menyiapkan desain kreatif untuk spanduk digital sambutan, bingkai siaran, desain selebaran, dan bumper slides |
| Menyiapkan video bumper acara |
| Merancang sistem penyiaran acara |
| Menjadi host acara |
| Membuat video rekap sepuluh menit dari seluruh acara jika diperlukan |
| Merancang sertifikat dan mengatur distribusinya jika diperlukan |
| Mengelola dan mengoperasikan Slido, Mentimeter, atau alat berbasis web interaktif lainnya jika diperlukan |
Onsite
| Melakukan survei lokasi tempat |
| Membantu finalisasi agenda dan undangan |
| Menyiapkan dan menerbitkan materi promosi |
| Merancang dan merencanakan tata letak tempat, memastikan sesuai dengan tujuan acara dan memenuhi standar lingkungan dan kesehatan |
| Berkoordinasi dengan vendor pendukung |
| Menyiapkan panggung, videotron, backwall, dan backdrop |
| Menyiapkan semua peralatan teknis dan elektronik |
| Menata taman mini atau dekorasi lainnya yang diperlukan |
| Menyiapkan meja registrasi dengan barcode atau Google Forms untuk menghindari antrean panjang |
| Menyusun rencana transisi agenda |
| Mengatur tempat duduk peserta, panelis, dan pembicara |
| Mengorganisir gladi bersih sesuai dengan agenda final |
| Menyiapkan kabel LAN cadangan dan koneksi internet portabel |
| Menyewa MC dan moderator |
Kebutuhan spesifik setiap acara dapat bervariasi, dan kami akan menyesuaikannya sesuai kebutuhan
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Global Events memastikan integrasi yang mulus dengan merencanakan dan mengoordinasikan secara cermat komponen di tempat dan online. Ini mencakup desain sistem penyiaran yang komprehensif, persiapan semua peralatan teknis dan elektronik yang diperlukan, serta pelaksanaan latihan yang menyeluruh. Keahlian kami dalam mengelola kedua lingkungan tersebut menjamin pengalaman yang lancar dan kohesif bagi semua peserta.
Untuk mengurangi potensi masalah teknis, Global Events menyiapkan kabel LAN cadangan dan koneksi internet portabel. Kami juga melakukan survei lokasi yang menyeluruh, pengujian pra-acara, dan latihan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan gangguan teknis apa pun. Tim teknis kami siaga selama acara untuk menangani dan memperbaiki masalah apa pun yang mungkin timbul secara real-time.
Untuk peserta di tempat, kami dapat menyiapkan meja pendaftaran dengan barcode atau Google Forms untuk memperlancar proses check-in dan menghindari antrean panjang. Untuk peserta online, kami menyiapkan platform pendaftaran yang aman dan mudah digunakan. Instruksi yang jelas dan ringkas dikirimkan kepada semua peserta untuk memastikan proses pendaftaran dan check-in yang lancar.
Dengan memilih Global Events, Anda memastikan pengalaman pertemuan hibrida yang profesional dan lancar. Tim kami yang bersertifikasi MICE memiliki pengetahuan dan keahlian yang luas dalam manajemen acara di tempat dan online, memastikan setiap detail ditangani dengan cermat. Kami menawarkan perpaduan unik antara kreativitas, kecakapan teknis, dan pengetahuan industri untuk menghadirkan pengalaman acara yang luar biasa yang memberikan dampak berkesan bagi semua peserta.
Koneksi internet bervariasi dan tergantung pada ketersediaan di lokasi. Tim kami akan melakukan survei lokasi untuk memeriksa ketersediaan serta menggunakan tes internet portabel di lokasi tersebut. Kami memastikan internet yang cukup tersedia dan memiliki sistem redundansi sebagai cadangan.
Ya, kami bisa. Kami dapat menyediakan latar belakang cetak, panggung LED, dan latar belakang, dan lain-lain.
