Menyelenggarakan sebuah acara membutuhkan persiapan dan komunikasi yang baik dari tim penyelenggara. Ada beberapa tips untuk Anda dalam mengatur acara agar sukses!

1. Buat konsep acara.
Hal pertama yang dilakukan adalah menyusun konsep agar kita tahu jenis acara apa yang akan diselenggarakan. Apakah acara virtual, offline, atau hybrid? Dengan ini, kita juga bisa memetakan kebutuhan yang diperlukan untuk menunjang kesuksesan acara.

2. Pemetaan kebutuhan.
Sangat penting untuk memetakan kebutuhan, agar persiapan lebih matang karena semua kebutuhan bisa dicatat lebih awal. Misalnya, jika acaranya virtual, kita harus menentukan apakah akan menggunakan Zoom atau Microsoft Teams? Webex? Atau Kudo? Setelah tahu platform yang akan digunakan, kita bisa memikirkan hal lain seperti apa yang dibutuhkan agar acara dapat dinikmati peserta. Apakah perlu penyediaan interpreter? Juru bahasa isyarat? Atau pengetik cepat? Supaya lebih menarik, mungkin bisa juga menyiapkan sertifikat untuk semua peserta atau menggunakan platform kuis seperti Kahoot, Mural, Mentimeter, atau Slido.

3. Membuat rencana anggaran.
Jika semua kebutuhan sudah ditentukan, langkah berikutnya adalah membuat perencanaan anggaran! Kita bisa mulai dengan mencari tahu berapa biaya menggunakan Zoom Meeting. Jika ingin menggunakan interpreter, dari mana harus mencarinya? Berapa kira-kira biayanya? Sangat baik jika dilakukan survei, sehingga estimasi anggaran dapat dibuat lebih cepat. Jangan lupa untuk menetapkan anggaran maksimal sesuai kebutuhan agar pemakaian lebih optimal!

4. Cari vendor untuk membantu kita!
Sambil menyusun anggaran, kita juga bisa mulai mencari vendor untuk membantu. Jangan lupa menggunakan jasa vendor yang terpercaya dan berpengalaman, misalnya Global Virtual Events hihihihihi… Jangan ragu untuk bertanya dan berkonsultasi agar acara Anda semakin menarik!

5. Persiapan acara dan hari-H.
Jika persiapan sudah selesai, langkah berikutnya adalah memastikan kesiapan menjelang acara. Mulai dari koordinasi dengan pembicara, melakukan gladi bersih, koordinasi dengan vendor, mengatur rapat untuk membahas persiapan teknis, hingga menjalani run-through rundown acara untuk memastikan kelancaran jalannya acara. Jangan lupa mengingatkan pembicara seperti MC/moderator, presenter, dan lainnya untuk menggunakan koneksi internet yang stabil jika acaranya online, supaya acara berjalan tanpa kendala. Pastikan komunikasi dengan semua pihak yang bertugas berjalan lancar, ya!

6. Setelah acara.
Terakhir, jangan lupa menyusun laporan pasca acara. Inilah bagian pertanggungjawaban. Misalnya, Global Virtual Events memberikan laporan pasca acara dalam bentuk email kepada klien. Laporan tersebut mencakup rekaman acara, daftar hadir, laporan penyelenggara, serta laporan layanan lainnya sesuai kebutuhan klien hingga invoice.

Itulah tips sederhana untuk menyelenggarakan sebuah acara. Bagaimana menurut Anda? Jika punya rekomendasi atau tips lain, silakan tuliskan di kolom komentar! Jadi, apakah Anda siap untuk menyelenggarakan acara sukses Anda?