Jakarta sebagai pusat pemerintahan dan bisnis nasional kerap menjadi lokasi utama bagi berbagai pertemuan pemerintah, forum diplomatik, serta agenda strategis lintas negara. Dalam konteks ini, kebutuhan akan event organizer yang profesional semakin tinggi, terutama untuk menangani acara formal berskala besar dengan tuntutan koordinasi yang kompleks.
Dengan tingginya frekuensi penyelenggaraan acara kenegaraan, konferensi internasional, dan peluncuran kebijakan publik di ibu kota, hanya event organizer yang benar-benar memahami karakter kerja lembaga pemerintah, protokol VIP, serta ekspektasi pemangku kepentingan yang mampu menjawab tantangan tersebut secara profesional.
Mengelola acara berskala internasional dengan kehadiran tamu penting dan delegasi dari berbagai lembaga bukanlah tugas yang sederhana. Diperlukan pengalaman, ketelitian, serta pemahaman yang kuat terhadap standar protokoler, agar setiap detail acara, mulai dari penyambutan hingga sesi resmi berjalan presisi dan berkesan.
Memahami Standar Protokoler dalam Acara Internasional
Acara yang melibatkan perwakilan pemerintah, pejabat tinggi, duta besar, atau organisasi internasional memiliki standarnya masing-masing. Mulai dari penempatan kursi, urutan penyambutan, penyebutan gelar dan jabatan, hingga alur masuk-keluar ruangan, semuanya harus diperhatikan dengan cermat. Kesalahan kecil dalam penanganan protokol bisa berdampak besar terhadap citra penyelenggara maupun institusi yang mengundang.
Event organizer yang berpengalaman akan memahami perbedaan pendekatan dalam menangani tamu dari kalangan pemerintah, sektor swasta, maupun lembaga internasional. Koordinasi dengan tim protokol yang bersangkutan pun menjadi bagian tak terpisahkan dari perencanaan acara.
Tantangan dan Strategi dalam Mengelola Acara dengan Banyak Tamu VIP
Mengelola acara dengan kehadiran banyak tokoh VIP memerlukan sistem kerja yang solid dan crew yang terlatih. Tantangan umum yang sering dihadapi antara lain:
● Pengaturan jadwal dan kehadiran VIP yang dinamis
● Koordinasi lintas tim protokol, keamanan, dan teknis
● Penyiapan ruang tunggu, jalur akses khusus, dan kendaraan VIP
● Pengelolaan rundown yang fleksibel namun tetap presisi
● Sinkronisasi antara MC, LO, dan tim teknis di lapangan
Strategi yang umum digunakan oleh event organizer jakarta berpengalaman mencakup pembentukan tim LO khusus untuk masing-masing tokoh, penyusunan protokol cadangan (contingency plan), serta penggunaan sistem komunikasi yang terstruktur (HT, rundown digital, dan call sheet terintegrasi).
Apa yang Harus Disiapkan oleh Event Organizer?
Untuk mendukung kelancaran acara berskala tinggi, berikut hal-hal yang perlu dipersiapkan oleh event organizer jakarta:
● Tim teknis onsite yang memahami setup audio-visual berstandar internasional
● Staf usher dan liaison officer (LO) yang terlatih menangani tamu VIP
● Sistem dokumentasi yang mencakup video siaran, fotografer resmi, dan materi publikasi
● Juru bahasa profesional, jika acara berlangsung dalam dua bahasa atau lebih
● Peralatan komunikasi dan penanda lokasi seperti HT, signage, dan checkpoint
● Koordinasi intensif dengan klien, mulai dari FGD pra-event, simulasi, hingga technical meeting
Dengan kesiapan menyeluruh, event organizer tidak hanya menjadi pelaksana teknis, tetapi juga mitra strategis yang mendukung keberhasilan acara.
Showcase: Pengalaman Global Events dalam Menangani Acara Berskala Internasional
Sebagai event organizer Jakarta yang berpengalaman, Global Events telah dipercaya menyelenggarakan berbagai acara formal berskala nasional dan internasional. Acara-acara ini melibatkan pejabat tinggi negara, perwakilan lembaga internasional, serta tokoh-tokoh strategis dari berbagai sektor. Berikut beberapa proyek yang menjadi bukti kapabilitas kami:
Australia–Indonesia Health Security Partnership (AIHSP) Closing Summit 2024
AIHSP Closing Summit 2024 merupakan acara puncak penutupan kerja sama antara Australia dan Indonesia di bidang keamanan kesehatan. Acara ini dihadiri oleh sejumlah pejabat tinggi dari kedua negara, antara lain:
● Menteri Kesehatan Republik Indonesia
● Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia
● Minister Counsellor for Governance and Human Development, Kedutaan Besar Australia di Jakarta
● Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian Republik Indonesia
SPM Awards 2024 dan 2025
Sebagai event organizer Jakarta, Global Events dipercaya untuk menyelenggarakan SPM Awards selama dua tahun berturut-turut. SPM Awards merupakan ajang penghargaan tahunan yang diselenggarakan oleh Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia melalui Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah.
SPM Awards 2024
Diselenggarakan secara resmi dan dihadiri oleh sejumlah tokoh penting, antara lain:
● Wakil Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
● Minister Counsellor for Governance and Human Development, Kedutaan Besar Australia di Jakarta
Direktur Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri
● Gubernur, Bupati, dan Wali Kota dari berbagai provinsi di Indonesia
● Pejabat dari Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah
SPM Awards 2025
Melanjutkan kepercayaan yang sama, Global Events kembali ditunjuk sebagai penyelenggara. Acara tahun 2025 ini dihadiri oleh:
● Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
● Direktur Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri
● Gubernur, Wakil Gubernur, Bupati, dan Wali Kota dari berbagai provinsi di Indonesia
● Perwakilan Kedutaan Besar Australia di Jakarta serta pejabat terkait dari pemerintah daerah
Festival Iklim 2020-2023 – Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia
Festival Iklim merupakan forum tahunan bergengsi yang diselenggarakan oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (KLHK) Republik Indonesia, sebagai wadah kampanye nasional terkait aksi mitigasi dan adaptasi perubahan iklim.
Sejak tahun 2020, Global Events, sebagai event organizer Jakarta, telah dipercaya untuk mengelola Festival Iklim selama empat tahun berturut-turut. Pelaksanaannya beragam, mulai dari format virtual selama masa pandemi, hybrid event, hingga penyelenggaraan virtual exhibition dengan desain interaktif dan tematik.
Setiap tahun, Festival Iklim dihadiri oleh tokoh-tokoh penting, antara lain:
● Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia
● Wakil Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia
● Direktur Jenderal Pengendalian Perubahan Iklim Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan
● Para Kepala Daerah, termasuk Gubernur, Bupati, dan Wali Kota dari berbagai wilayah di Indonesia
● Pejabat tinggi lintas kementerian dan lembaga
Event yang diselenggarakan oleh Economic Research Institute for ASEAN and East Asia (ERIA)
Acara yang diselenggarakan bersama Economic Research Institute for ASEAN and East Asia (ERIA) kerap menghadirkan tamu-tamu terhormat dan peserta tingkat tinggi. Dua momen penting yang belum lama ini diselenggarakan adalah ERIA School of Government Leadership Lecture 2025 dan Commemoration of the 20th Anniversary of Aceh Peace Agreement.
ERIA School of Government Leadership Lecture 2025, yang dihadiri oleh tokoh-tokoh terkemuka dari berbagai negara, antara lain:
● Samdech Akka Moha Sena Padei Techo Hun Sen, Presiden Senat Kerajaan Kamboja
● Perwakilan dari negara anggota ASEAN dan mitra wicara ASEAN
● Pejabat pemerintah serta mantan menteri kabinet dari berbagai negara kawasan
● Tokoh akademisi, cendekiawan, dan pemimpin muda dari seluruh Asia Tenggara
Sementara itu, Commemoration of the 20th Anniversary of Aceh Peace Agreement turut dihadiri oleh:
● H.E. Susilo Bambang Yudhoyono, Presiden ke-6 Republik Indonesia
● H.E. Jusuf Kalla, Wakil Presiden ke-10 dan ke-12 Republik Indonesia
● Agus Harimurti Yudhoyono, Menteri Koordinator Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah
Breaking Barriers: UK–Indonesia Collaborations in Shaping Inclusive Futures
Diselenggarakan oleh British Council dan Kedutaan Besar Inggris untuk Indonesia, acara ini dihadiri oleh:
● Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia, Fadli Zon
● Duta Besar Inggris untuk Indonesia dan Timor Leste, Dominic Jermey
● Country Director Indonesia dan Direktur Asia Tenggara British Council, Summer Xia
Acara ini menyoroti kerja sama bilateral dalam memajukan inklusivitas dan keberagaman, khususnya dalam mendukung kelompok rentan dan penyandang disabilitas.
Seluruh rangkaian acara di atas menjadi cerminan nyata kapasitas Global Events sebagai event organizer Jakarta yang tidak hanya kompeten secara teknis, tetapi juga memiliki kepekaan tinggi terhadap detail, protokol, dan ekspektasi lintas institusi.
