Menyelenggarakan sebuah acara tentu memerlukan persiapan dan komunikasi yang baik dari tim penyelenggara maupun klien yang melaksanakan. Ada beberapa tips untuk kalian yang mau menyelenggarakan acara yang sukses, lho!
- Buat kerangka konsep acara.
Hal ini pertama kali dilakukan supaya kita tahu bagaimana ya kira-kira bentuk event yang akan kita laksanakan. Apakah daring, luring atau hybrid? Dari sini juga kita bisa lho mengidentifikasi kebutuhan untuk mendukung keberhasilan acara kita.
- Identifikasi kebutuhan.
Supaya persiapan tambah matang, wajib banget hukumnya identifikasi kebutuhan. Hal ini dilakukan supaya acara bisa jauh lebih baik karena kebbutuhan bisa terpenuhi jauh-jauh hari. Contoh, kalau acara virtual, kita harus tentuin nih mau pakai zoom atau Microsoft teams? Webex? Atau Kudo? Nah kalau sudah tahu mau pakai platform apa, kira-kira butuh mau menyediakan apa nih supaya acara lebih menarik dan bisa dinikmati semua kalangan? Apakah menyediakan juru bahasa? Juru Bahasa Isyarat (JBI)? Atau pengetik cepat? Nah, supaya tambah menarik, bisa banget tuh menyediakan sertifikat atau menggunakan platform untuk kuis seperti Kahoot, Mural, Mentimeter maupun Slido.
- Buat perencanaan anggaran.
Kalau semua kebutuhan sudah ditentukan, langkah berikutnya adalah perencanaan anggaran dong pastinya! Kita bisa nih mulai cari tahu kira-kira berapa ya biaya untuk menggunakan Zoom meeting? Kira-kira kalau mau pakai jasa penjurubahasaan, harus kemana ya carinya? Kira-kira berapa ya harganya? Bisa banget sambil survey-survey nih supaya segera memperkirakan jumlah anggaran. Eitss, jangan lupa tentuin budget maksimal sesuai kebutuhanmu yah supaya bisa maksimal menyediakan kebutuhannya!
- Cari penyedia jasa untuk bantu penuhi kebutuhanmu!
Sambil buat perencanaan anggaran, sambil cari-cari vendor untuk bantu penuhi kebutuhanmu! Jangan lupa gunakan jasa vendor yang terpercaya dan berpengalaman ya, contohnya Global Virtual Events hihihihiihihihi… Jangan ragu untuk bertanya dan bisa banget lho konsultasi supaya acaramu makin menarik lagi!
- 5. Persiapan acara dan hari H
Nah, kalau daftar kebutuhan sudah oke semua, kita lanjut ke persiapan acaranya. Mulai dari koordinasi dengan calon pengisi acara, dry run, koordinasi dengan vendor sampai meeting-meeting persiapan membahas teknis dan rundown acara. Jangan lupa untuk mengingatkan ke para pengisi acara seperti MC/moderator, pembicara, dll untuk menggunakan koneksi internet yang stabil jika acaramu virtual ya! Kemudian, supaya acara berjalan dengan baik tanpa gangguan, pastikan komunikasi dapat berjalan dengan baik dengan semua pihak yang bertugas ya guys!
- Pasca acara, membuat laporan!
Last but not least, buat laporan pasca acara Nah, di sini nih tempatnya laporan pertanggung jawaban. Kalau dari Global Virtual Events, kami akan mengirimkan laporan pasca acara berupa hasil recording acara, daftar hadir, dan laporan layanan lainnya sesuai yang kebutuhan klien hingga tagihan.
Yup, that’s all a simple tips for organizing an event. Nah, kira-kira bagaimana nih guys? Kalau kalian punya pengalaman, rekomendasi atau tips lainnya yuk komen di bawah yaaa! Jadi, Sudah siap buat acara terbaikmu?
